目次機能でわかりやすく伝える

　話をする前に、これから何を話すのか？目次を紹介しておくと相手に伝わりやすいことが多いです。私は、これを「目次機能」と呼んでいたのですが、同じようなことを元ＮＨＫアナウンサーの池上彰さんが「リード」という言葉で説明をされています。

まず「話の地図」を相手に示そう
話にはリードをつける

　図や絵で話の流れを描きながら、話を聞く、話をする習慣があると、とても便利です。途中でこの「話の地図」が変になったときに、いっしょに図示しながら確認をとると相手とのコミュニケーションがスムーズになります。
　相手が話がわからない、という顔をしたときには、こちらから話の地図を手書きしながら整合性を合わせます。医療安全で調剤ミスなどの報告を受けるときなどは、報告する側が混乱していることが多いので、話を聞きながら、途中で図を書くことが多いです。
　話をする側なら、「今日は、これこれを話しますね」と確認をとっておくと、相手にとっては安心でき、いい質問をいただけるようになります。

　リードをつけるときに重要なことは、

リードに5W1Hの必要はない

　ここが苦手な人が多いようです。いつも全部のエピソードを話そうとしてしまう。題名だけ話をして、相手の反応を見ながら、細部にいく方が、スムーズです。

　そして、リードは最重要なことを。というのも・・・

時間が足りなくなっても大丈夫なように

　
　そうなのです。リードを意識すると、仕事も速くなります。重要なことだけをざっと眺められるようになる。相手の話の重要な部分をおさえているから、話の脱線を防げる。

気づき）
　・目次機能＝話の地図＋リード

これから）
　日本薬科大学の先生と面談、月末業務

わかりやすく〈伝える〉技術 (講談社現代新書)